DPAD Provinsi Jambi Lakukan Pemusnahan Arsip

 SEBANYAK 7.026 arsip yang masing-masing berasal dari Dinas Kehutanan sebanyak 1.116 berkas arsip dari tahun 1966-2000, BKD 1.074 berkas arsip dari tahun 1970-2003, Badan Kesbangpol 402 berkas arsip dari tahun 1972-2000, Badan Keuangan 1.941 berkas arsip dari tahun 1975-1999 dan Dinas Sosnakertrans sebanyak 2.493 arsip dari tahun 1978-1997. Pemusnahan arsip dilakukan digedung arsip DPAD Provinsi Jambi. Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah (DPAD) Provinsi Jambi, H. Syamsurizal SE MSi mengungkapkan, selain pemusnahan arsip milik 5 OPD, pihaknya juga melakukan penyerahan sebanyak 865 berkas arsip dari tahun 1977-1993 milik Kejati Jambi.

“Untuk arsip Kejati, tidak dapat dilakukan oleh Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi Jambi. dikarenakan Kejati sebagai lembaga vertikal, yang pemusnahannya harus diajukan secara langsung oleh pencipta arsip (Kejati, red) kepada Kepala ANRI,” kata Syamsurizal kemarin (5/8).

Dikatakannya, tahap terakhir dari manajemen kearsipan adalah pemusnahan (penyusutan) arsip. Pemusnahan arsip merupakan rangkaian terakhir setelah tahapan pemindahan arsip dan penyerahan arsip. Pemusnahan arsip adalah kegiatan meniadakan fisik dan informasi arsip melalui cara-cara tertentu, sehingga fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi.

“Di dalam melakukan pemusnahan arsip terkandung resiko, yang berkaitan dengan unsur hukum. Arsip yang sudah terlanjur dimusnahakan tidak dapat diciptakan atau diadakan lagi. Karena itu kegiatan ini menuntut kesungguhan dan ketelitian, sehingga tidak terjadi kesalahan sekecil apapun,” jelasnya.

Beberapa proses sebelum pemusnahan arsip yang harus dilakukan, yakni pemeriksaan, untuk menegtahui apakah arsip-arsip memang benar telah habis jangka simpannya atau nilai gunanya., Pendaftaran, arsip yang telah diperiksa sebagai arsip yang diusulkan musnah, harus dibuat daftarnya. Pembentukan Panitia Pemusnahan Arsip, jika arsip yang akan dimusnahkan memiliki retensi di bawah 10 tahun atau lebih, maka perlu dibentuk panitia panitia pemusnahan. Persetujuan dan Pengesahan, hasil penilaian tersebut menjadi dasar usulan pemusnahan dan Pembuatan Berita Acara, berita acara pemusnahan arsip merupakan salah satu dokumen yang sangat penting.

“Karena itu, setiap pemusnahan arsip harus dilengkapi dengan berita acara, bahwa pelaksanaan pemusnahan dilakukan secara sah. Selain itu juga sebagai pengganti arsip yang dimusnahkan,” paparnya.

Sementara, Asisten I Setda Provinsi Jambi, Drs. H. Apani Saharudin menyambut baik kebijakan DPAD Provinsi Jambi dalam rangka pemusnahan arsip, apalagi pemusnahan arsip ini baru kali pertama dilakukan Pemprov Jambi. Sejak tahun 1966 silam, baru pemusnahan arsip dilakukan ditahun 2019. Pemusnahan yang dilakukan pun telah melalui proses panjang, karena ada arsip memang yang bisa dimusnahkan, dan ada arsip yang tidak boleh dimusnahkan.

“Banyak OPD yang beranggapan bahwa keberadaan arsip tidaklah penting, namun sebenarnya arsip itu sangat penting. Apalagi arsip dinamis, yang memang harus tetap dipertahankan, karena menyangkut kebijakan, sejarah dan lainnya. Keberadaan arsip seperti ini pun harus diberikan tempat khusus,” ujar Apani.

Minimnya pengetahuan tentang kerasipan oleh OPD-OPD, dirinya meminta DPAD Provinsi Jambi, untuk melakukan sosialisasi kepada OPD lingkup Pemprov Jambi, untuk melakukan penyimpanan terhadap arsip, apalagi arsip mengenai kebijakan kepala OPD, laporan keungan dan kebijakan OPD. Arsip seperti ini pun harus disimpan secara baik.

“Serahkan arsip seperti ini ke DPAD Provinsi Jambi, karena sudah ada gedung tempat penyimpanannya. Kalau ada temuan disuatu OPD, bisa dikeluarkan arsip yang dicari. Maka keberadaan gedung penyimapanan arsip harus terjaga kerahasiannya. Karena selama ini tidak seluruh OPD menyimpan arsip seperti ini ditempat yang aman,” tandasnya.

Dalam pemusnahan arsip ini dihadiri 5 OPD yang berkas arsipnya dimusnahkan, termasuk mengundang perwakilan Kejati Jambi. Juga hadir Kabid Koservasi Arsip Irsan, Kabid Pembinaan dan Pengembangan Kerasipan Sartika Sari, staf dan jajaran DPAD Provinsi Jambi.(adv)

Sumber: