Data Base Pegawai

Navarin Karim

Di suatu intansi pemerintah  di Indonesia pernah terjadi seorang pegawai  diminta oleh Badan Kepagawaian Daerah (BKD) melengkapi  bio datanya, dengan alasan yang bersangkutan akan dipertimbangkan untuk dipromosikan memperoleh jabatan tertentu. Namun setelah diumumkan nama-nama yang akan dilantik, ternyata yang bersangkutan tidak dilantik. Hal yang dapat dimaknai adalah instansi Kepegawaian  tersebut  tidak memiliki data base kepegawaian yang lengkap. Padahal data base merupakan sumber  informasi obyektif yang dapat digunakan untuk dalam membuat kebijakan  terhadap seluruh pegawai yang ada di lingkungannya. Disamping itu BKD  juga sudah memberi harapan seolah yang bersangkutan punya peluang untuk memperoleh jabatan. Namun jika ada pengawai yang nakal bisa saja biodata tersebut ditambah-tambah, dalam artian dibuat tidak jujur dengan motif agar dapat meningkatkan nilai jual promosi dirinya.   Manfaat Informasi pegawai (data base) ini jika dikelola secara baik dapat digunakan untuk perencanaan pegawai, rekruitmen, seleksi, penempatan, promosi, pendidikan dan pelatihan (pengembangan sumber daya manusia). mutasi, demosi, hingga  sanksi yang dapat diberikan    kepada pegawai.   Sebagai contoh : dengan adanya data base, BKD dapat mengetahui  berapa banyak pegawai potensial yang masih transit,  belum memperoleh jabatan (non job), dan apakah  masih perlu kebijakan penambahan/penerimaaan pegawai baru? Logikanya pegawai yang  ada saja belum dapat diberdayakan secara maksimal. Kalau alasan politis, “seolah-olah” pemerintah peduli dalam mengatasi banyak pengangguran rasanya tidak rasional jika dihubungkan rasionalitas pengadaan pegawai berdasarkan kebutuhan. Dengan kata lain berdayakan terlebih pegawai potensial yang ada. Jadi benahi terlebih dahulu pemberian jabatan kepada seluruh pegawai, bukankah setiap pegawai harus punya jabatan. Serendah apapun jabatan tersebut, maka pegawai harus diberikan jabatan. Non job berarti pegawai tersebut mempunyai fungsi yang tidak jelas, karena melalui jabatan seseorang maka job discriptionnya dapat diuraikan.Dengan non job berarti pegawai tersebut secara hirarki tidak jelas pertanggungjawaban kepada siapa? Kalau pegawai tersebut punya kesalahan, lebih baik diturunkan pangkat atau jabatannya, namun jelas jabatannya, ketimbang non job. Ibarat manusia digantung tidak bertali. Hal yang lebih penting perlu ditertibkan adalah  perlu pegawai yang tidak kapabel dan  tidak disiplin serta tidak memenuhi kualifikasi di percepat pensiunnya dan diganti dengan pegawai yang lebih memenuhi kualifikasi. Dengan demikian pelayanan kepada masyarakat dapat lebih ditingkatkan. Bukankah dalam teori manajemen sumber daya manusia dikatakan bahwa pegawai yang perlu dipelihara (maintenance) adalah pegawai yang disiplin, penuh dedikasi, cerdas, kreatif, penuh inisiatif/prakarsa? Mari berdaya pegawai dengan tetap memperhatikan factor yang paling utama yaitu profesionalitas. Jika sudah mengoptimalkan  pemberdayakan pegawai-pegawai yang ada  dan berdasarkan proyeksi ke depan masih dianggap kurang, baru dilakukan penerimaan CPNS.

Kasus lain.

Pernah juga pengalaman penulis sebagai pegawai negeri, dalam waktu empat tahun sekali, pegawai diminta mengumpulkan fotocopy SK awal/pengangkatan pertama menjadi PNS, seluruh SK kenaikan pangkat dan jabatan, SK kenaikan gaji berkala, Kartu Pegawai, Kartu istri/suami.  Penulis awalnya mengira institusi ini akan membenahi data basenya, tapi empat tahun berikut kembali diminta mengumpulkan data yang sama. Padahal yang namanya data base tidak akan ada perubahan, yang ada adalah penambahan informasi baru. Sama halnya, jika anda memperpanjang STNK atau SIM, anda diminta mengisi formulir lengkap seperti : nama lengkap, nama panggilan, tempat dan tanggal lahir, nomor plat motor/mobil, nomor mesin, warna motor/mobil,  type motor/mobil, volume /isi bensin, dan lain sebagainya. Sebenarnya jika kantor sudah menggunakan system komputerisasi, tentu sudah ada data base setiap pemilik kenderaan bermotor. Pemilik kenderaan cukup sebutkan nama, kemudian dicetakkan datanya, kalau data tersebut ada perubahan meminta penambah perubahan data saja. Dengan demikian pelayanan bisa lebih cepat, karena pengelola tidak perlu mengetik dari awal data si pemilik kenderaan.  Data base harus dapat dipelihara jangan sampai rusak/kena virus dan selalu di up date. Pemutakhiran data perlu dilakukan secara periodik. Dan perlu dibuat back up, dimaksudkan jika data tersebut hilang atau rusak maka masih ada cadangan.  Berkaitan dengan pemutakhiran data ini, memang masih menjadi persoalan besar, bukan hanya terjadi dalam ruang lingkup kecil saja yang beres, tapi dalam ruang lingkup yang lebih besar seperti pemutakhiran data penduduk untuk pemilu.  Sistim Data Pemilih (Sidalih) Pemilu 2014 masih terkendala dengan banyak persoalan, terutama kesiapan masyarakat pemilih dengan latar pendidikan rendah memang belum siap dengan system computerise  tersebut. Tapi paling tidak di instansi pemerintah yang telah merekrut pegawai dengan tingkat pendidikan lebih maju ketimbang rata-rata pemilih pemilu yang berpendidikan rendah, diharapkan sudah mulai terbiasa dengan penggunaan data base. Bukankah ada adagium yang mengatakan : perbaiki mulai dari yang kecil, kemudian baru yang besar. Tapi jika dari yang kecil tidak dimulai, maka perubahan itu hanya sebagai utopia.

-----------------------------

Penulis adalah Ketua Sekolah Tinggi Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (STISIP) Nurdin Hamzah Jambi, dan Ketua Pelanta (NIA. 201307002)

                

Sumber: