Melalui Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
Oleh
Indria mayesti *
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 Jo Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Pokok-pokok Kepegawaian dijelaskan bahwa Pegawai Negeri adalah mereka yang telah memenuhi syarat –syarat yang telah ditentukan dalam peraturan perundang-undangan yang berlaku, diangkat dan diberhentikan oleh pejabat yang berwenang dan diserahi tugas dalam suatu jabatan negeri atau tugas lainnya yang ditetapkan berdasar peraturan perundangan serta digaji oleh negara. Pegawai Negeri terdiri dari 3 kategori yakni Pegawai Negeri Sipil (PNS), Tentara Nasional Indonesia (TNI) dan Polri. Pegawai Negeri berkedudukan sebagai Unsur Aparatur Negara sebagai abdi masyarakat. Berperan sebagai Pelayan (Server) publik, dengan tugas pokok melayani publik. Sedangkan fungsinya memberikan pelayanan kepada masyarakat secara profesional, jujur, adil dan merata dalam penyelenggaraan tugas negara, pemerintahan dan pembangunan. Aparatur Pemerintah dituntut harus mampu (1)melayani publik (2)mengayomi publik (3)Menumbuhkembangkan prakarsa & peranserta publik dalam pembangunan Tugas pokok PNS seperti disinggung diatas,yaitu melayani publik, hal ini dijelaskan dalam Peraturan Pemerintah (PP) 53 tahun 2010 tentang Peraturan Disiplin PNS pada Bab II pasal 3 tentang kewajiban PNS pada butir ke 14 menyebutkan bahwa PNS berkewajiban memberikan pelayanan sebaik-baiknya kepada masyarakat.
Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan (SOP AP)
Penyebab lemahnya kinerja PNS yang disebabkan lemahnya sistem penerimaan pegawai jangan dijadikan alasan lemahnya penyelesaian kegiatan pelayanan publik namun perlu dicari alternatif pemecahan masalah sehingga daya kerja PNS menjadi optimal. Pemerintah perlu mensiasati dengan mengeluarkan peraturan perundang-undangan mengenai tata cara atau prosedur penyelesaian sebuah pekerjaan dengan harapan terjadinya kenaikan kinerja PNS. Salah satu cara yang dapat dilakukan adalah mebuat mekanisme prosedur penyelesaian dari setiap output yang akan dikeluarkan oleh masing-masing instansi, dengan kata lain setiap output yang dikeluarkan oleh setiap instansi telah dibuat prosedur yang telah terstandarisasi untuk dipedomani. Dalam birokrasi pemerintah dikenal dengan Standar Operasional Prosedur (SOP) dalam administrasi pemerintahan.
Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan (Permenpan no 35 tahun 2012). Tujuan kebijakan Reformasi Birokrasi di Indonesia adalah untuk membangun profil dan perilaku aparatur negara yang memiliki integritas, produktivitas, dan bertanggungjawab serta memiliki kemampuan memberikan pelayanan yang prima melalui perubahan pola pikir (mind set) dan budaya kerja (culture set) dalam sistem manajemen pemerintahan. Reformasi Birokrasi mencakup delapan area perubahan utama pada instansi pemerintah di pusat dan daerah, meliputi: organisasi, tata laksana, peraturan perundang-undangan, sumber daya manusia aparatur, pengawasan, akuntabilitas, pelayanan publik, mind set dan culture set aparatur. Salah satu aspek penting yang perlu dibuat dalam rangka mewujudkan Birokrasi yang memiliki kriteria efektif, efisien dan ekonomis pada seluruh proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan. Dalam persepsi umum reformasi birokrasi bertujuan tidak lain adalah untuk melakukan perbaikan atas kualitas pelayanan publik. Secara Operasional untuk mewujudkan birokrasi yang efektif, efisien dan ekonomis tidak lain adalah memperbaiki proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan, sehingga akan lebih mencerminkan birokrasi yang mampu menjalankan fungsi pemerintahan sesuai dengan kriteria dan uraian tugas yang dimiliki oleh masing-masing unit kerja.
Tujuan dilakukannya penyusunan Standard Operating Prosedures (SOP) adalah untuk memberikan panduan bagi seluruh instansi pemerintah pusat dan daerah dalam mengidentifikasi, menyusun, mendokumentasikan, mengembangkan, memonitor serta mengevaluasi Standar Operasioanl Prosedur Administrasi Pemerintahan (SOP AP) sesuai dengan tugas dan fungsi aparatur pemerintah. Sedangkan Sasaran yang diharapkan dapat dicapai melalui pedoman ini adalah: Setiap instansi pemerintah sampai dengan unit yang terkecil memiliki SOP AP-nya masing-masing; Penyempurnaan proses penyelenggaraan pemerintahan; Ketertiban dalam penyelenggaraan pemerintahan; Peningkatan kualitas pelayanan kepada masyarakat.
Manfaat yang diperoleh dengan adanya Standard Operating Prosedures dalam lingkup penyelenggaraan administrasi pemerintahan adalah Sebagai standarisasi cara yang dilakukan aparatur dalam menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tugasnya; Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang aparatur atau pelaksana dalam melaksanakan tugas; Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab individual aparatur dan organisasi secara keseluruhan; Membantu aparatur menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari; Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas; Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan aparatur cara konkrit untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan; Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan pemerintahan dapat berlangsung dalam berbagai situasi; Menjamin konsistensi pelayanan kepada masyarakat, baik dari sisi mutu, waktu, dan prosedur; Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus dikuasai oleh aparatur dalam melaksanakan tugasnya; Memberikan informasi bagi upaya peningkatan kompetensi aparatur; Memberikan informasi mengenai beban tugas yang dipikul oleh seorang aparatur dalam melaksanakan tugasnya; Sebagai instrumen yang dapat melindungi aparatur dari kemungkinan tuntutan hukum karena tuduhan melakukan penyimpangan; Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas; Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan; Membantu memberikan informasi yang diperlukan dalam penyusunan standar pelayanan, sehingga sekaligus dapat memberikan informasi bagi kinerja pelayanan.
Sesuai dengan Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara No 35 Tahun 2012, tentang Pedoman Penyusunan Standard Operating Prosedures, disebutkan bahwa dalam penyusunan SOP harus memenuhi prinsip-prinsip, Pertama Prinsip Penyusunan SOP Administrasi pemerintahan yaitu kemudahan dan jelas, artinya prosedur yang distandarkan harus dapat dengan mudah dimengerti dan diterapkan oleh semua pegawai bahkan bagi seseorang yang baru sekalipun dalam melaksanakan tugasnya. Prinsip berikutnya dari SOP harus mengandung prinsip efisiensi dan efektifitas, artinya prosedur-prosedur yang distandarkan, harus merupakan prosedur yang paling efisien dan efektif dalam proses pelaksanaan tugas. Selanjutnya prinsip yang harus dipenuhi dalam penyusunan SOP adalah keselarasan, keterukuran, dinamis, berorientasi pada pengguna (yaitu mereka yang dilayani), kepatuhan hukum dan adanya kepastian hukum. Kedua Prinsip dalam pelaksanaannya SOP harus mengandung prinsip-prinsip diantaranya : Konsisten, yang berarti SOP harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapa pun, dan dalam kondisi yang relatif sama oleh seluruh jajaran organisasi pemerintahan; Komitmen, disini SOP harus dilaksanakan dengan komitmen penuh dari seluruh jajaran organisasi, dari tingkatan yang paling rendah dan tertinggi; Perbaikan berkelanjutan. Pelaksanaan SOP AP harus terbuka terhadap penyempurnaan-penyempurnaan untuk memperoleh prosedur yang benar-benar efisien dan efektif; Mengikat, dalam hal ini SOP harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur standar yang telah ditetapkan; Seluruh unsur memiliki peran penting. Seluruh aparatur melaksanakan peran-peran tertentu dalam setiap prosedur yang distandarkan. Jika aparatur tertentu tidak melaksanakan perannya dengan baik, maka akan mengganggu keseluruhan proses, yang akhirnya juga berdampak pada terganggunya proses penyelenggaraan pemerintahan; Terdokumentasi dengan baik. Seluruh prosedur yang telah distandarkan harus didokumentasikan dengan baik, sehingga dapat selalu dijadikan acuan atau referensi bagi setiap pihak-pihak yang memerlukan.
Komitmen bersama melalui SOP AP